総会の召集方法

    1. (1)管理組合様向け居住者間トラブル対策について
    2.  
      1. 1.管理組合の意思決定の諸問題
      2.  
        1. 1.総会の召集方法
          1.  
            1. (1) 招集権者:理事長(区分所有法34条2項)
              1. (2) 通常総会を毎年1回新会計年度開始後2ヶ月以内に招集する(標準管理規約42条3項)
              2. (3 )組合員の5分の1以上で議決権の5分の1以上を有する者は、理事長に対して、会議の目的たる事項(議題)を掲示して、総会の招集を求めることができ、この定数は、管理規約で縮減することが認められています(区分所有法34条3項)。
                この場合、理事長が2週間以内に、請求がされた日から4週間以内の日を総会の日程として招集通知をしないのであれば、請求者たる組合員連名で総会を招集することができます(区分所有法34条4項)。
                ちなみに「管理者不在の管理組合」では組合員の5分の1以上で議決権の5分の1以上を有する者は総会の招集ができますし、この定数も管理規約で縮減可能です(同条5項)。
            2. (4)招集通知を発する時期:「会日より少なくとも1週間前に会議の目的たる事項を示して」各組合員に発する必要がある(区分所有法35条1項)。会議の目的が建替え決議である場合を除き(同法62条4項)、規約において伸長・短縮することが認められています(同法35条1項但し書き)。
              ちなみに標準管理規約では会日の2週間前とされています(標準管理規約43条1項)。
            3. (5)招集通知のあて先:各区分所有者(組合員)
              書面の送付等、客観的に判別できる方法によることが無難です。
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              1. 1 区分所有者の承諾を得て専有部分を占有する者=賃借人等が会議の目的である事項について利害関係を有する場合、その者は総会に出席して意見を述べることができますので(区分所有法44条1項)、集会を招集する者は、招集通知の発行後遅滞なく、総会の日時・場所・会議の目的である事項をマンション内の見やすい場所に掲示する必要があります(同条2項)。
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              3. 2  招集通知のあて先は、各組合員が受領場所を理事長に通知しているならばその場所に(区分所有法35条3項。標準管理規約43条2項も同趣旨。ただし、上記の理事長宛の通知は「管理組合」に提出をすることになっています)、それがない組合員の場合は専有部分の所在地にあてて発します。(区分所有法35条3項。標準管理規約43条2項も同趣旨)。所定の掲示場所への掲示で代えることもできます(区分所有法35条4項。標準管理規約43条3項)。
              4. なお、議決権行使者を定めた場合、その旨を理事長に届け出るものとされています(標準管理規約46条3項)。
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            5. (6)招集通知の記載事項
            6.  
              1. 1  招集通知には、総会の日時や場所のほか、議題(会議の目的たる事項)を記載します(区分所有法35条1項)。
              2. 2  総会の議決要件として特別多数の賛成を必要とする一定の重要な事項(※1)については、議題の通知に加えて、議案の要領を招集通知に記載することが必要です(区分所有法35条5項、標準管理規約43条4項)。
              3. 3  議案の要領とは、決議内容の案文です。
              4. 4  必ずしも決議内容の全体の文章である必要はなく、その要約で足ります。
              5. 5  議案の要領の記載が必要な事項(上記注1と同様)は、敷地および共有部分の変更(区分所有法17条1項)、管理規約の設定・変更・廃止(同条62条1項)等です。

種類

必要定数

決議事項

備考

普通決議

規約に別段の定めのない限り過半数

(変更および保存行為を除く)共用部分の管理(18条1項本文)

1

 

(変更および保存行為を除く)区分所有者の共有に属する敷地または附属施設の管理(21条、18条1項本文)

1

 

管理者の選任・解任(25条1項)

1

 

管理者に対する訴訟追行権の授権(26条4項)

3

 

管理者がいない場合の規約、議事録、書面・電磁的方法によるけつぎに係る書面・電磁的記録の保管者の選任(33条1項但し書、42条5項、45条4項)

3

 

議長の選任(41条)

1

 

管理組合法人の理事および監事の選任・解任(49条8項、50条4項、25条1項)

1

 

理事が数人ある場合の代表理事の選任または共同代表の定め(49条5項)

3

 

管理組合法人の事務(52条1項本文)

2

 

5分の4

共同利益に反する行為の禁止等の請求の訴訟提起(57条2条・4項)

4

 

4分の3

区分所有法57条ないし60条の訴訟追行につき、管理者等に対する訴訟追行権の授権(57条3項・4項、58条4項、59条2項、60条2項)

4

 

団地内の建物の建替え承認(69条1項・7項)

1

 

5分の4

小規模一部滅失の場合の復旧(61条3項)

7

 

1 管理規約に定めるところにより、総会決議以外の方法(たとえば理事会決議)で決めることができる。

 

2 特別決議にて決議すべき事項及び区分所有法57条2項に定める事項以外の事項については、管理規約に定めるところにより、総会決意以外の方法(たとえば理事会決議)で決めることができる。

 

3 管理規約自体により定めることも可能である。

 

4 必ず集会の快適によらなければならない。