管理組合とのお付き合いの仕方

    1. (1)管理組合様向け居住者間トラブル対策について
      1.  
      2. 1 管理会社とのお付き合いの仕方
        1.  
        2. 1.管理会社へ何を頼むかを考えましょう
          1.  
          2. (1)純然な管理行為について
            1. 1  日常の清掃・ゴミ出し廃品回収・簡単な補修等
            2. 2  管理費・修繕積立金等の集金業務
            3. 3  賃貸物件の場合、賃料等の集金業務
                 ※但し、これはマンション管理組合向け管理会社ではなく、区分所有権者に代わって賃貸物件の管理をする賃貸管理業務
          3.  
          4. (2)その他行為について
            1. 1 管理会社へ頼むことができる行為
              1.  
              2. 1. 大規模修繕行為の内容や修繕会社の選定等
              3. 2. 建替に向けての計画の策定やデベロッパー・建替業者の選定等
              4. 3. 1,2,のいずれも、管理組合内部の決議要件は、最低管理行為のための必要数、1,2,の内容によっては処分行為のための必要数が必要
            2.  
            3. 2  管理会社が行うことができそうな行為(上記1,2,も内容によっては含まれるが)だが管理組合が多数決要件を満たさない処分行為
              ※処分行為は基本的に管理会社になじまない。

 

        1. 2. 組合側で用意できる予算・手間・時間
          1.  
          2. (1)管理行為の範囲内での予算・手間・時間
            管理行為の範囲内で作成しても管理会社に依頼する内容を出来るだけ個別化、具体化して予算・手間・時間を決めておくことが肝要となる。
            ※年度ごとに、もしくは特別決議により組む予算・手間・時間とも管理組合内部の多数決を得なくてはならないためです。
          3.  
          4. (2)管理行為の範囲外での予算・手間・時間
            管理行為の範囲外については、基本的には管理組合の予算・手間・時間の対象外とされてしまうでしょう。
            ※例外:区分所有権者全員の合意の下進める場合等、管理組合がマンション建物の全体を短期賃貸等の期間を超えて賃貸することを進める場合等

            基本的には各区分所有権者個人が賃貸する対応。
            全体が賃貸物件となる場合による特異な事情に関して管理組合が関わる内容等は?
            (例)各賃借人が使用するの共用部分(来客用ゲストルームやパーティールーム、待合せロビー等)の利用ルールの作成や継続管理等
        2.  
        3. 3. 組合自身がやることと管理会社にやってもらうことの仕分け
          1. (1)組合自身がやること
            1.  
            2. 1 極論を言えば、「保存」と「管理」は全てやるべき
            3. 2 組合自身がやれれば経費は発生しないで済む
            4. 3 管理組合の殆どが年1~2回の決算等とそれに対する総会での承認等くらいしか活動できていない
            5. 4 日々の個別・具体的な「保存」「管理」は、管理会社に継続的に頼むほうが便利。
          2.  
          3. (2)管理会社にやってもらうこと
            1. 1  上記(ア)④で述べた、日々の個別・具体的な「保存」「管理」行為
            2. 2  大規模修繕や建替等について管理会社が手伝えること
            3.  
              1. 1. 管理会社のレベルによるが、通常は修繕業者やデベロッパー、建築業者等とも付き合いがあるので、2. 見積もりを取ってもらって紹介してもうことが出来る。
              2. 3. 見積もりや紹介を超えて管理業者に委ねてしまうことは、ある意味危険である。
              3. (当然であるが、)取り寄せた見積もり等の内容や紹介された業者の業務履歴のチェック等は管理組合が必ず自ら行うべき
              4. 4. 仮にこのチェックが甘くて管理組合に不測の事態が発生した場合には、決議により進めた組合の理事や理事長の責任を追及されるリスクが残る
      1.  
      2.  
        1. 4.管理会社とのバランスの良い付き合い方
          1. (1)上記1,2,3の通り、管理組合側で熟慮して決議して得る予算・手間・時間の範囲内で管理会社を使っていくことが肝要です。その際には、あくまで一般論ですが、次のグラフが参考になるでしょう。

 

管理会社へ支払う費用(A)、管理組合が費やす手間・時間(B) 、管理組合が負うリスク(C)

          1. (2)管理組合と管理会社間に適度な緊張感がありつつ良好な関係を継続していくためにも、管理委託契約書を必ず締結し、少なくとも更新時期ごとには見直し、マンション標準管理委託契約書記載の一般的な事項以上に、契約内容の細部を弁護士等の専門家と相談しながら詰めましょう。